生産性を上げる、という観点からよくやり玉に挙がるのが
会議、ではないでしょうか。
貴校園の会議活性化のために参考になる点もあるかもしれません。
日経新聞より。
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新型コロナウイルス下でウェブ会議が増え、会議の生産性が問われるようになった。サイバーエージェントはウェブ会議の時間を2時間から15分に削減。事前に議題や質問を共有し会議は議論に集中する。出社日をそろえ、対面の会議では雑談を重視してアイデアを引き出す。目的に応じた使い分けが質の高い対話につながっている。
記事には具体的な会議の様子も書かれているのですが、そこには
「議題に上がった約10のプロジェクトについて最短15分で結論を出した」
と書かれています。
情報共有ではなく、意思決定が15分でなされていることに
驚きますが、そのポイントは事前準備、と記事にあります。
参加者は前日までに開発進捗や相談内容、会議で決めたいことをクラウド上の共通シートに書き込む。決裁をする上司側も事前に資料に目を通して質問や意見を整理し、会議は真剣勝負の場となる。川又章奈プロダクトマネージャー（30）は「会議直前にやっていた資料作りが前日になっただけで負担は変わらない。意思決定スピードが上がり、開発や企画がスムーズになった」と話す。
会議の活性化と効率化の鍵が事前準備にある、
というのは私も強く共感するところです。
が現実は、その逆であることもまた多い気がします。
会議が始まってから議案に目を通したり、考え始めたりしていたら、
おそらく時間のロスはかなり多くなることでしょう。
資料や議案の説明なしに本題に入り、
かつ全員がそのペースに乗れるのであれば、
15分という時間はそれほど短くはないのかもしれませんね。
この記事にはサイバーエージェントの他にも
いくつかの企業の例が掲載されています。
その中でも最後に書かれていた以下の文章が印象深く感じました。
日立コンサルティングの落合規幸ディレクターは「課長職は1日の6割の時間を会議に費やす」と指摘する。多くの人数が出席する会議の改革ができれば、巨額の設備投資をせずとも生産性向上につながる。
ちなみに、この記事にはこんな意見募集もされていました。
こちらについては、お２人の意見が書かれた図表が載っていましたので、
そちらをご紹介しておきましょう。
会議には必ず目的があるはず。
逆に言えば、目的が不明確になってしまった会議は無駄が多い、
と言えるかもしれません。
貴校園の各会議の目的を改めて確認し、
その目的に相応しい進め方を検討いただければ、
おそらく無駄な会議はなくなることでしょう。
（文責：吉田）
