どのような組織においても何らかの会議は必ずあると思います。報告や連絡、意思決定、アイデア収集など、会議の目的にはいくつか種類がありますが、それらの会議に参加することに何らかのストレスを感じることはないでしょうか。
参加者が会議にストレスを感じる例として以下のようなケースが挙げられます。
- 会議の回数が多い
- 内容がマンネリ
- 時間通りに始まらない
- 時間通りに終わらない
- 話が脱線する
- あちらこちらで私語をする
- 発言者が決まっている
- 途中退席者が多い
- 意見が出ない
- 何も決まらない
- そもそも目的があいまい などなど
ただでさえ他の業務で忙しいのに、会議がこのような状態だと、参加者だけでなく組織全体のモチベーションが下がってしまいますね。
では、どんな会議が理想的かというと、おそらく以下のような事が挙げられるのではないでしょうか。
- 会議の目的とゴールが決まっており、参加者全員に共有されている
- 事前にプログラム、時間、参加者が決定している
- 事前に資料が配布されている
- 役割が明確になっている
- 参加者は事前に資料に目を通した上である程度の意見を持つ
- 定刻前には参加者全員が揃っている
- 途中退席者がいない
- 参加者が積極的に意見する
- 話が脱線しそうになっても司会が軌道修正する
- 決定事項が明確である
- 全ての議題の結論が出た上で時間通りに終了する
- そもそもムダな会議はしない などなど
挙げ出したらキリがないくらいですが、多くの参加者の貴重な時間が割かれるわけですから、少しでも理想に近づけ、有意義な会議にしたいものです。
開催しようとしている会議はそもそも必要なのかをまずは検討しなければいけませんが、開催する会議の目的を明確にすること、参加者全員がその会議に集中できる環境を整備することをしっかりと考える必要があると思います。
なお、弊社が毎月発行しております「学校経営情報」に、効果的な会議にするためのちょっとしたコツを毎月ご紹介しております（2016年度のみ）。バックナンバーも含めて弊社ホームページ（NEWS＆TOPICS)からダウンロードしてご覧いただけますので、自組織の会議の進め方に問題を感じておられる方は是非とも参考にしていただければ幸いです。
（文責：木村）
