DX、デジタルトランスフォーメーションと聞くと身構えますが、
業務効率化には非常に有用だと感じます。
日経新聞より。
（有料会員限定記事となっております。ご了承ください）
まずは下の写真をご覧ください。
貴校園の事務室や職員室の風景と比べ、どんなことをお感じになるでしょうか。
これは、ペーパーレスを推進後の桜美林大職員室（2018年時点）の様子で、
今回の記事に付いていた写真です。
明らかに書類が少ない、見当たらない、と思いませんか。
同大の取り組みでは、まずノートパソコンや遠隔会議システムを導入し、
文書を電子化してペーパーレスを進めました。
その結果、文書を保管していた場所はミーティングスペースに。
写真でその様子がよく分かりますね。
当初は紙に慣れ親しんだ職員らの反発もあったが、電子化で稟議書などの承認過程が省ける利点の認知が広がり、職員の意識も変化。同学園によると、取り組み初年度の18年度に50%以上の紙削減に成功した。
ちなみに、2019年度からは学生の卒業後の情報も含めた
情報管理一元化に着手されており、
今年度からの2年間でさらに不要な業務の削減などに取り組むそうです。
記事には他にも、立命館大学が「事務処理速度を30%改善」という目標のもと、
稟議書や申請書の電子化と事務の効率化に取り組んでいることも書かれています。
2019年4月から本格的な取組を始めたところ、
総務や人事、財務部門などで書類の電子化が一気に進み、
新型コロナウイルス禍で増えた在宅勤務でも稟議や決裁が容易に。
これまで数日かかっていた決裁が数時間で完了、
といった効果が見え始めているそうで、
将来的に単位認定手続きなど学生生活に関する事務の電子化も進めるとのこと。
実際に職員各位が効率化を実感できれば、
その先は加速度的に進んで行くものなのかもしれませんね。
さて貴校園のDX活用は進んでいらっしゃいますか。
コロナ禍で教育現場のICT活用は一気に進んだ印象がありますが、
事務部門ではそうでもない、といった様子も垣間見えます。
少しでも余裕のある時期に研究や試行を進めて、
近い将来にはより質の高い業務遂行が可能になればと願っています。
（文責：吉田）
