弊社でも在宅勤務を開始して2週間が経とうとしていますが、
やってみて分かる「阻害要因」もいくつかありました。
今回の記事も、なるほどなあ、と思わされました。
日経新聞より。
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新型コロナウイルスの感染拡大に伴って広がる在宅勤務で、日本企業独特の「ハンコ文化」が壁となっている。社内文書をいくら電子化しても、会社の印鑑は家に持ち帰れないことが多い。契約に必要な押印のために出社せざるを得ない非合理がなお残る。政府は電子化した契約データが本物であることを担保する認証制度づくりなど関連する環境整備を急ぐ。
先日も、国のある機関の電子申請手続を開始しようとしたところ、
提出すべき書類に会社の実印を押すことが求められ、
かつ印鑑証明書も付けるよう指示がありました。
外出が難しい時期にこれはきついな、と思ったのですが、
これが要件になっている以上、従うしかありません。
そして、先ほどの引用でも出てきた契約書についても、
確かに押印が必要なものがほぼ100％。
契約の電子化が進んでいる印象はありません。
実際、契約の電子化を一部でも進めている企業は4割強どまり、
というデータが記事に掲載されていますが、
4割もあるかな、というのが素直な印象です。
現在の状況下で、電子契約へのニーズは高まっていると思われますが、
そのためには環境整備が必要です。
紙への押印なしでデータ化された契約内容が「本物だと保証されるのか」といった不安は根強い。トラブルが起きた際に電子契約の内容が本当に有効なものとして扱われるかどうかが課題だ。電子文書に打刻する「タイムスタンプ」や電子的な社印にあたる「eシール」の仕組みを組み合わせた信頼性の高い認証サービスを使うことが解決策となる。
外部との契約を電子化することはすぐには難しいかもしれませんが、
例えば学内、校内での手続を電子化することはどうでしょうか。
こちらは公印が必要なわけではないため、
より簡素なしくみで達成ができるかもしれません。
書類を回すだけで何日もかかってしまうような決裁文書も、
電子化によって数分で済んでしまう可能性があります。
貴重な時間をより有用な業務に充てるためにも、
このような発想もぜひ大切にしたいですね。
（文責：吉田）
